Le linee guida Agid per la conservazione dei documenti

La conservazione dei documenti linee guida agid: cosa prevede

Il codice dell'Amministrazione Digitale è un vero e proprio testo che disciplina tutte le modalità attraverso le quali la Pubblica Amministrazione usufruisce degli strumenti informatici. Nel caso in cui sia un ente pubblico ad essere coinvolto in una cessione dei documenti utilizzando gli elementi dell'informatica, si vengono a creare sempre degli effetti giuridici e per questo l'intero meccanismo deve essere disciplinato con delle norme apposite. Al contrario gli enti privati per i quali, durante lo scambio della documentazione, non devono per forza di cosa rispettare delle norme specifiche. Nell'ultimo mese però qualcosa sembra essere cambiato, vista l'introduzione delle Linee Guida sulla Formazione, Conservazione e Gestione dei documenti informatici. L'Italia si è dotata infatti di un proprio corpus con apposite regole sul mondo della documentazione informatica, che lega sia il mondo del privato che quello pubblico. Tale registro, preparato dall'Agenzia Italia Digitale, è composto da un certificato principale e da sei allegati. La conservazione dei documenti linee guida agid entrerà però effettivamente in vigore solamente a partire dal mese di Giugno 2021 per fornire ai soggetti privati e alle Pubblicazioni Amministrazioni il tempo necessario per adeguarsi nel miglior modo possibile ed evitare quindi sanzioni, come indica più nel dettaglio il seguente ink: https://www.savinosolution.com/2020/04/15/conservazione-dei-documenti-linee-guida-agid.

Tutte le novità introdotte nel 2020

Le nuove linee guida di agid, forniscono un aggiornamento sulla conservazione e sulla gestione dei documenti sia per quanto riguarda i privati che i soggetti pubblici come le Pubbliche Amministrazioni. L'obiettivo delle norme è proprio quello di riuscire a disciplinare in maniera completa tutto il mondo relativo ai dati informatici che si trovano all'interno degli enti pubblici e allo stesso tempo di semplificare la vita degli utenti. In questo modo appare confermata la vera natura del sistema di conservazione, che appunto viene visto ancora come un insieme di procedure, regole e tecnologie, utili per garantire le caratteristiche legate all'affidabilità, all'integrità e all'autenticità dei singoli documenti. Il sistema di conservazione devi dimostrarsi in grado di custodire anche le molteplici aggregazioni documentali, prestando attenzione ai vincoli archivistici. I diversi fornitori dei sevizi di conservazione dovranno così essere capaci di rispettare appieno alcuni importanti requisiti legati soprattutto alla sicurezza e alla qualità. Una fra le molteplici novità introdotte nel 2020, riguarda la sottoscrizione del personale della pubblica amministrazione, che deve necessariamente avvenire con firma elettronica qualifica o digitale. Un'altra particolarità riguarda l'obbligo di firmare o sigillare in vita digitale i pacchetti di distribuzione che vengono rilasciati dagli utenti. Precise regole vengono infine stabilite per quanto concerne lo scarto e la selezione dei documenti informatici, fondamentali per comprendere appieno il tema dell'archiavizione nel mondo elettronico.

I modelli organizzativi di conservazione, ruoli e responsabilità

Il processo legato alla conservazione può venire svolto sia all'esterno della struttura organizzativa sia al suo interno. Le pubbliche amministrazioni sono autorizzate ad esternalizzare il servizio relativi alla custodia dei documenti solamente attraverso l'affidamento di essi ad un conservatore accreditato. Per quanto concerne i ruoli in relazione alle parti coinvolte nel metodo di conservazione delle informazioni in formato digitale, non vi sono nuovi o particolari procedure da seguire ma vengono solamente specificati quali sono le responsabilità e i limiti che intercorrono tra titolare dell'oggetto e responsabile di tale procedimento. Le pubbliche amministrazioni possono quindi affidare anche a terzi l'atto di archiviazione dei dati digitali ma per farlo devono obbligatoriamente nominare un responsabile apposito. La responsabilità nella conservazione dei documenti infine nel caso del mondo pubblico può essere delegata ai dipartimenti della struttura ma non quel lavoro inerente alla redazione del manuale sulla conservazione, in quanto ogni titolare deve redigerlo in piena autonomia. Per evitare sanzioni è fondamentale così rispettare appieno le norme relative al mondo della preservazione dei documenti.

Utilizzando il sito, accetti l'utilizzo dei cookie da parte nostra. maggiori informazioni

Questo sito utilizza i cookie per fornire la migliore esperienza di navigazione possibile. Continuando a utilizzare questo sito senza modificare le impostazioni dei cookie o cliccando su "Accetta" permetti il loro utilizzo.

Chiudi